Seloste käsittelytoimista

Tämä on HCK Salamat r.y:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) 30 artiklan mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 20.06.2022.

1. Rekisterinpitäjä

HCK Salamat r.y., y-tunnus 1949875-0 , Vanha Rantatie 6, 02400 KIRKKONUMMI

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

HCK Salamat r.y.  toiminnasta kulloinkin vastaavat yhteyshenkilöt jotka on lueteltu seuran yhteystiedoissa sekä seuran sivuston ylläpidosta vastaava henkilö.

3. Rekisterin nimi

Seuran toimintaan osallistuvien henkilöiden rekisteri

4. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteriin kerätään tietoja seuratoimintaan asiakkaina (pelaajina, leirien ja kerhojen osanottajina tai muuna vastaavana) osallistuvista henkilöistä.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:

a)     Rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

b)    käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

c)     käsittely on tarpeen ekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja

f)      käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja seuratoiminnan järjestäminen, mm. tiedottaminen.

Rekisteriin kerätään tietoja seuran järjestämiin tapahtumiin tai toimintoihin ilmoittautumisen yhteydessä, mukaan lukien Sporttileiri, Kiekkoleiri, Kiekkokoulu, sekä Yhteydenotto-lomakkeella saapuneet yhteydenotot.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: osallistujan nimi, syntymävuosi, oma joukkue jossa jäsen, uimataito, vaate- ja varustekoko, Allergiat, erikoisruokavaliot, Vanhempien yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), verkkoyhteyden IP-osoite, sekä muut toiminnan järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Tiedot säilytetään vähintään kuluvan kauden loppuun asti, maksimissaan säilytysaika on 2 vuotta siitä, kun tietojen käsittelylle ei ole enää perusteita.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai tämän huoltajalta sekä rekisterinpitäjälle www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan käyttää seuran markkinointiviestinnässä siltä osin kuin on sovittu asiakkaan kanssa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).